Co jest ważne przy zlecaniu usługi transportowej?

Wejście Polski do Unii Europejskiej otworzyło rodzimym przedsiębiorcom niemal nieograniczone możliwości wymiany handlowej. Likwidacja granic w przepływie towarów w bardzo dużym stopniu przyczyniła się do zwiększenia zarówno importu, jak i eksportu – obecnie jest on na bardzo wysokim poziomie. A ponieważ zakupowane i sprzedawane towary trzeba dostarczać na miejsce przeznaczenia, to wraz z wymianą handlową wzrasta zapotrzebowanie na usługi transportowe.

Trudno dzisiaj wyobrazić sobie współczesną gospodarkę bez rozwiniętego i dobrze funkcjonującego transportu. Warte podkreślenia jest także to, iż wrasta zapotrzebowanie na różne typy usług przewozowych – między innymi transport międzynarodowy, transport krajowy, transport drobnicowy, transport standardowy czy transport chłodniczy. Nie wszyscy przedsiębiorcy mogą pozwolić sobie na transportowanie towarów własnymi autami. Dlatego też zlecają je zewnętrznym firmom transportowym. Jednak aby usługi transportowe były wykonane na najwyższym poziomie, to warto zwrócić uwagę na kilka podstawowych kwestii. Co jest ważne przy zlecaniu usługi na przewóz? Oto kilka wytycznych.

Formalne kwestie usługi transportowej

Jednym z podstawowych warunków zlecenia usługi transportowej firmie zewnętrznej jest dopilnowanie kilku niezbędnych formalności. Pierwszym krokiem jest sprawdzenie samej firmy oferującej transport międzynarodowy lub krajowy – czyli wpis do odpowiedniego rejestru, NIP, REGON czy dane kontaktowe. Działania tego typu pozwolą upewnić się, że firma działa w sposób całkowicie legalny. Równie niezbędną czynnością jest upewnienie się, czy firma świadcząca usługi transportowe posiada wszelkie wymagane prawem dokumenty. W tym przypadku należy poprosić przewoźnika o okazanie licencji transportowej i Certyfikatu Kompetencji Zawodowych. Oba dokumenty są świadectwem na to, iż dany przewoźnik może wykonywać usługi tego typu. Jednocześnie w każdym przypadku (bez względu na to, czy jest to transport międzynarodowy czy krajowy) należy upewnić się, iż wynajmowana firma posiada obowiązkowe ubezpieczenie. OC przewoźnika pozwoli zabezpieczyć przewożony ładunek i odzyskać pieniądze (a przynajmniej ich część) w sytuacji, gdy przytrafi się nieszczęśliwe zdarzenie losowe. Jednak w tym przypadku warto upewnić się, na jaką kwotę opiewa dane ubezpieczenie i jakie wydarzenia wchodzą w jego zakres. Zlekceważenie tych formalności może być bardzo kosztowne.

Przewoźnik czy spedycja

Rynek usług transportowych oferuje dwie możliwości – zlecenie przewozu bezpośrednio firmie transportowej lub podpisanie umowy z pośrednikiem (czyli firmą spedycyjną). Zlecając usługę transportową warto zwrócić na to uwagę. Wprawdzie efekt końcowy zawsze będzie taki sam (czyli dowiezienie towaru na miejsce), to jednak sam proces może się znacząco różnić. Dużą zaletą firmy transportowej jest ułatwiony kontakt z kierowcą, większa elastyczność i zazwyczaj niższa cena (co wynika z braku pośredników). Natomiast spedycja to dobre rozwiązanie dla osób zapracowanych, które nie mają czasu na osobiste zajęcie się zleconym transportem.

Określenie własnych potrzeb

Jedną z podstawowych kwestii przy zlecaniu usługi transportowej jest dokładne określenie własnych zapotrzebowań. Większość firm transportowych funkcjonujących na rynku specjalizuje się w określonych przewozach i kierunkach (na przykład transport chłodniczy, transport krajowy, transport międzynarodowy, transport ładunków niebezpiecznych, transport alkoholi, transport sprzętu AGD, transport cało pojazdowy bądź transport drobnicowy). Szczegółowe i jasne sprecyzowanie własnych preferencji pozwoli na znalezienie firmy transportowej ściśle odpowiadającej konkretnym wymaganiom.

Zlecenie transportu

Elementem niezbędnym każdego zlecenia na usługę transportową jest umowa przewozu, zawierana pomiędzy osobą zlecającą a przewoźnikiem, bądź firmą spedycyjną. Zlecenie na transport międzynarodowy bądź krajowy zabezpiecza interesy obu stron i jest niezbędne do prawidłowego wykonania usługi. Prawidłowe zlecenie powinno zawierać następujące dane:

  • dokładne dane podmiotu zlecającego oraz realizującego usługę transportową,
  • dokładny adres załadunku i rozładunku,
  • datę załadunku i rozładunku (w niektórych przypadkach także godzinę),
  • numer załadunku (o ile jest to wymagane),
  • rodzaj i wagę ładunku,
  • rodzaj samochodu (na przykład chłodnia, mega, zestaw bądź auto z ruchomą podłogą),
  • dokładny koszt transportu oraz termin zapłaty,
  • dodatkowe wymagania (na przykład pasy, maty lub kątowniki),
  • informacje o ewentualnych obciążeniach (na przykład za nieterminowe dostarczenie towaru),
  • dodatkowe warunki i zastrzeżenia.

Prawidłowo sformułowane zlecenie przewozu to podstawa każdego transportu, gdyż tylko na jego podstawie można dochodzić swoich praw w przypadku, gdy usługa transportowa nie zostanie zrealizowana we właściwy sposób. W tym przypadku należy pamiętać, iż w transporcie nie ma umów ustnych i każde uzgodnienie powinno być zawarte w odpowiednio sformułowanej umowie przewozu.

Cena usługi transportowej

Wielu przedsiębiorców wybierając usługę transportową kieruje się przede wszystkim ceną. I nie ma w tym nic złego, gdyż transport (zwłaszcza międzynarodowy) nie należy do tanich. Jednak wybierając określoną firmę transportową należy pamiętać o tym, iż cena nie może być jedynym wyznacznikiem. Obowiązkiem każdej osoby zlecającej transport międzynarodowy lub krajowy powinno być sprawdzenie, czy wraz z korzystną ceną idzie w parze wysoka jakość usług. Czasami nie warto decydować się na najniższą ofertę na rynku, gdyż konsekwencje nierzetelnie wykonanej usługi mogą być znacznie bardziej kosztowne. Warto uświadomić sobie, iż w wielu przypadkach usługi transportowe oferowane przez duże, rzetelne i profesjonalne firmy mogą być nieco droższe. Ale w tym przypadku poniesienie wyższych kosztów przynosi pewność, iż zlecony transport (krajowy, międzynarodowy, chłodniczy bądź jakikolwiek inny) zostanie wykonany w sposób profesjonalny i zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.

Decydując się na zlecenie transportu firmie zewnętrznej, nie wolno zapominać o czymś tak ważnym, jak zebranie informacji na jej temat. W tej sytuacji pomocne będą wszelkie opinie i referencje, staż prowadzenia działalności oraz polecenia ze strony innych przedsiębiorców. Firma ciesząca się zaufaniem oraz dobrymi opiniami ze strony innych osób będzie gwarantem rzetelnego, profesjonalnego i terminowego wykonania zleconej usługi transportowej. Przykładem takiej firmy jest SM Logistic, która od wielu lat cieszy się zaufaniem klientów.